‘Foutgevoeligheid verlagen en gebruiksgemak verhogen, daarom kozen wij Medimo’

Halte Zomervilla zat te popelen om Medimo te gaan gebruiken

“Wij wilden eigenlijk al veel langer Medimo gaan gebruiken en met de importmodule van Medimo kon op een gegeven moment ook onze apotheekhoudend huisarts gekoppeld worden. Toen dat eenmaal kon, wilden wij zo snel mogelijk de stap zetten. We zijn heel blij met Medimo, omdat het minder foutgevoelig is dan papieren lijsten en omdat het ontzettend gebruiksvriendelijk is.”

Karin Dorst en Sari van Rossum van Halte Zomervilla.

Aan het woord zijn Karin Dorst en Sari van Rossum van Halte Zomervilla. Karin is teamleider van de organisatie en Sari is begeleider en aandachtshouder medicatie. Sari: “Ik bestel de medicatie, onderhoud de contacten met de apotheken, voer wijzigingen door en zorg dat alles op tijd geleverd wordt. Voorheen moesten we de medicijnen op papier aftekenen, bestellen ging via een papieren lijst.Wij hebben voor Medimo gekozen omdat het veel minder foutgevoelig is, dat was echt bepalend voor ons.”

Karin: “Ik zag Medimo bij zorgmedewerkers in een verpleeghuis, en we hoorden van iedereen dat het zo makkelijk is, zo eenvoudig, veel beter. Ons bestuur was ook snel akkoord omdat het de veiligheid ten goede komt. Plus: je wilt gewoon met de tijd mee gaan. Het digitale is wel echt aantrekkelijk. Alles wordt digitaal, daar stuurt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd ook echt op aan in alle nieuwe protocollen voor medicatieveiligheid. Dus de keuze was niet zo moeilijk.”

Over Halte Zomervilla

Halte Zomervilla is een organisatie die vijf jaar geleden een leegstaande kerk in het Zuid-Hollandse Nieuw-Beijerland ombouwde tot een prachtige woonlocatie voor bewoners met een ernstige verstandelijke meervoudige beperking (EVMB). Op de locatie is plek voor tien vaste bewoners. En er zijn dertien logées die afwisselend komen, omdat de zorg zwaar is en ouders soms een adempauze nodig hebben. De bewoners hebben er een fijn thuis.

Specifieke zorgvraag

De stichting is opgezet door een aantal ouders die zochten naar een woonplek voor hun kinderen met een heel specifieke zorgvraag, maar die plek niet konden vinden in het zorgaanbod. Daarom namen ze het heft in eigen hand. Ze richtten een stichting op, vonden een mooie locatie en daar hebben 23 bewoners sindsdien een fijn thuis of logeerplek. De zorg wordt bekostigd middels een PGB, het bestuur is volledig vrijwillig, dus al het geld gaat naar de zorg. “We hebben zo’n veertig medewerkers en heel veel vrijwilligers. Van klusjesmannen, tot kook- en schoonmaakhulpen, tot wandelvrijwilligers. Er is vanuit het dorp heel veel betrokkenheid.”

Logées

Sari: “Wat voor ons wel spannend was in de keuze: wij hebben niet alleen vaste bewoners, maar ook logées. Die zitten niet allemaal bij dezelfde apotheek. Dus we hebben vantevoren uitgezocht of die apotheken ook gekoppeld konden worden. Dat was bij nagenoeg allemaal het geval. Van die twee apotheken die niet gekoppeld konden worden, krijgen we de lijsten nog op papier. Maar dat is te doen.”

Blind vertrouwen op apotheken

“Het feit dat we logéés hebben, zorgt ervoor dat je blind moet kunnen vertrouwen dat hun apotheken alles altijd goed in Medimo zetten. Als ouders hun kinderen brengen, lopen we de medicijnlijst voor de zekerheid langs. Wat voor ons heel fijn zou zijn, maar wat er nog niet is, is dat je een melding krijgt van een wijziging.”

Flexibel genoeg voor kleine organisatie

“Bij een verpleeghuis heb je bijvoorbeeld tussen 8 en 9 uur een medicijnronde, dan krijgt iedereen de medicijnen en wordt het afgetekend. Bij ons zijn de tijden flexibeler, meer zoals een thuissituatie, en daarvoor werkt Medimo ook heel goed. Het is ook mooi dat je ziet welke medicijnen nog gegeven moeten worden op een dag. Eerst groen, dan oranje, dus dan weet je wanneer het eraan komt. Vooral bij afwijkende toedientijden helpt de app je heel goed.”

Dagbesteding

“Ook is het fijn dat we medicatielijsten in één keer door kunnen mailen naar de locaties van dagbesteding, ook als die niet op Medimo zitten. Voorheen moesten we dat printen, kopiëren en meegeven, maar dat hoeft nu niet meer.”

Soepele implementatie?

“In juni hadden we contact gezocht. We wilden niet in de zomer over, dus we zijn in september 2024 begonnen met het traject om echt over te stappen,” leggen Karin en Sari uit. “Het was met vier weken geregeld en alles ging eigenlijk als vanzelf. Het spannende moment was alleen toen de apotheek de gegevens ‘open’ moest zetten.”

Goede begeleiding

“We hebben de online training gehad en werden goed begeleid. Je wordt in alles meegenomen. Als applicatiebeheerder kregen we toegangsrechten en hoefden we alleen maar de gegevens van de bewoners en personeelsleden in te voeren en de nodige instellingen voor uitwisseling persoonsgegevens goed zetten. Iedereen moest even de e-learning doorlopen, zodat ze weten: waar vind ik wat, hoe teken ik af en waar moet ik op letten? Er is geen collega geweest die het niet snapte, het ging heel natuurlijk.”

Samenwerking met apotheek

Het is zo dat Halte Zomervilla een betrekkelijk kleine organisatie is en lang niet alle mogelijkheden van Medimo gebruikt. Karin: “Wij zijn natuurlijk geen verpleeghuis. Wij schrijven niet voor, wij plaatsen geen bewoners over, wij passen zelf geen lijsten aan. We zijn dus afhankelijk van de apotheek. Bij een papierenlijst kon je zelf nog wel eens iets aanpassen, of aftekenen als de tijd al verstreken was. Dat kan nu niet.”

Dubbelcontrole

“Waar we ook echt blij mee zijn, is dat de dubbelcontrole heel dwingend is. Sommige medicijnen moet je dubbel laten controleren. Dat betekent dat je alleen kunt aftekenen als je een collega het medicijn en de dosering hebt laten controleren. Dat is heel goed.”

Sari: “Ik weet dat er nog veel meer mogelijkheden zijn in het gebruik van Medimo, maar daar zijn wij te klein voor. Bij grote organisaties heb je iemand die zich alleen daarmee bezig houdt, maar dat is bij ons niet zo.”

Conclusie

Al met al zijn Karin en Sari heel tevreden met de verbeteringen die Medimo heeft gebracht voor Halte Zomervilla.